Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέθοδος 1 από 1: Προετοιμαστείτε για τη συνάντηση
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Προκειμένου η συνάντηση να είναι επιτυχής, είναι πολύ σημαντικό να προετοιμαστείτε καλά για αυτήν.Οι συναντήσεις παίζουν μεγάλο ρόλο στις περισσότερες επαγγελματικές βιομηχανίες. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να πετύχετε την επόμενη συνάντησή σας.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 1: Προετοιμαστείτε για τη συνάντηση

1. 1 Η γνώση του τρόπου προετοιμασίας για μια συνάντηση είναι πολύ σημαντική για όλους τους εργαζόμενους και ιδιαίτερα για κάθε διευθυντή ή επόπτη. Το να γνωρίζετε πότε δεν θα έχετε μια συνάντηση είναι εξίσου σημαντικό.
2. 2 Αποφασίστε τι είδους συνάντηση θα φιλοξενήσετε:
   • Ενημερωτικό
   • Δημιουργικός
   • Να παρω μια αποφαση
   • Παρακινητικό
3. 3 Αναθέστε ρόλους και αναθέστε μέλη. Οι ρόλοι μπορεί να είναι οι εξής:
   • Καθοδηγείται από
   • Βοηθός / διοργανωτής
   • Γραμματέας (τήρηση αρχείων)
   • Χρονομετρητής (παρακολουθεί τον χρόνο)
   • Συμμετέχοντες
4. 4 Ετοιμάστε ειδοποιήσεις που περιλαμβάνουν την ημερομηνία, την ώρα, την ατζέντα και τον τόπο της συνάντησης. Στείλτε εκ των προτέρων ειδοποιήσεις σε όλους τους συμμετέχοντες.
5. 5 Αφιερώστε λίγο χρόνο για να συζητήσετε την προηγούμενη συνάντηση (αν υπήρχε). Έτσι, οι συμμετέχοντες μπορούν να διευκρινίσουν ακατανόητα σημεία ή να εκφράσουν διαφωνία.
6. 6 Τοποθετήστε τα απαραίτητα πράγματα σε μέρη. Τακτοποιήστε τραπέζια και καρέκλες εκ των προτέρων. Δώστε σε κάθε άτομο ένα στυλό και χαρτί. Τοποθετήστε μια καράφα νερού στο κέντρο της λέξης και τακτοποιήστε τα ποτήρια.
7. 7 Καλέστε όλους για παραγγελία. Αυτή είναι η στιγμή που ο πρόεδρος καλεί όλους να σταματήσουν να μιλούν και ανακοινώνει την έναρξη της συνάντησης. Καθορίστε στόχους. Η ατζέντα είναι μια λίστα θεμάτων που σχετίζονται με ένα θέμα και ο χρόνος που έχει διατεθεί για καθένα από αυτά. Για παράδειγμα: "1. Αξιολογήστε την εκπλήρωση των προηγούμενων στόχων (15 λεπτά), 2. Συζητήστε άλλους στόχους με τη σειρά (20 λεπτά), 3. Επιλέξτε 5 κύριους στόχους (10 λεπτά).
8. 8 Πριν από τη συνάντηση, περάστε ένα ειδικό βιβλίο ή απλώς ένα κομμάτι χαρτί σε έναν κύκλο για να γράψουν οι παρευρισκόμενοι τα ονόματά τους. Αυτά τα ονόματα θα προγραμματιστούν ανά λεπτό.
9. 9 Ζητήστε από τη γραμματέα να γράψει τα κυριότερα σημεία της συνάντησης, ώστε να καλυφθούν αργότερα.
10. 10 Στο τέλος της συνάντησης, ρωτήστε εάν κάποιος έχει ερωτήσεις σχετικά με άλλα θέματα. Ορίστε μια ημερομηνία για την επόμενη συνάντηση και ανακοινώστε το τέλος.

Συμβουλές

• Ο Πρόεδρος διορίζεται συχνά στην Ετήσια Γενική Συνέλευση. Ο πρόεδρος διαχειρίζεται τη συνεδρίαση, διατηρεί την τάξη και διασφαλίζει ότι όλοι τηρούν την ατζέντα.
• Εάν ο πρόεδρος δεν έχει εκλεγεί, βρείτε κάποιον πρόθυμο να αναλάβει αυτόν τον ρόλο.
• Ακόμα κι αν η συνάντηση είναι άτυπη, θα πρέπει να στείλετε στους ανθρώπους εκ των προτέρων ειδοποίηση για την ημερομηνία και την ώρα. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους.
• Το ίδιο ισχύει και για τη γραμματέα που κρατά σημειώσεις.
• Αυτές οι οδηγίες ισχύουν και για τις επίσημες συναντήσεις.
  • Η ατζέντα διατηρεί τη συνεδρίαση σε ευθεία γραμμή και εμποδίζει τους ανθρώπους να συζητήσουν ένα θέμα για πολύ καιρό.
• Είναι πολύ σημαντικό να παρακολουθείτε την ώρα, ώστε να μην υπάρχουν διαφωνίες στο μέλλον.

Προειδοποιήσεις

• Ο πρόεδρος πρέπει να είναι ένα σεβαστό και δίκαιο άτομο για να διεξάγει ικανοποιητικά μια συνάντηση.