Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέθοδος 1 από 1: Καθορισμός της ατζέντας
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Η ατζέντα είναι μια λεπτομερής λίστα θεμάτων που θα συζητηθούν σε μια συνάντηση ή συνάντηση. Αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του σχεδιασμού και της διεξαγωγής συναντήσεων, καθώς περιγράφει τον σκοπό της συνάντησης και τα ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν, απαριθμεί τους ομιλητές και ορίζει το χρόνο για κάθε θέμα που θα εξεταστεί. Εάν πρέπει να προγραμματίσετε μια συνάντηση, συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε και οργανώστε τις με δομημένο τρόπο στην ατζέντα. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να το κάνετε σωστά.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 1: Καθορισμός της ατζέντας

1. 1 Ενημερώστε όλους τους συμμετέχοντες εκ των προτέρων για τη συνάντηση.
   • Μπορείτε να τους στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να διανείμετε ειδοποιήσεις υπηρεσίας σε έντυπη μορφή.
   • Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, την ώρα, τον τόπο και τον σκοπό της συνάντησης.
   • Ζητήστε από τους παραλήπτες μια απάντηση. Ενημερώστε τους ότι όλοι όσοι δέχονται προσκλήσεις πρέπει να εμφανιστούν στη συνάντηση.
2. 2 Ζητήστε από κάθε συμμετέχοντα να σας ενημερώσει εκ των προτέρων για το θέμα που σκοπεύει να καλύψει στη συνάντηση.
   • Ζητήστε από κάθε συνάδελφο να περιγράψει την ουσία και τις λεπτομέρειες του ζητήματος που θέλει να εξετάσει στη συνάντηση, ώστε να μπορείτε να το βάλετε σωστά και με ακρίβεια στην ατζέντα.
   • Καθορίστε πόσο καιρό θα χρειαστεί για να εξετάσει ο συμμετέχων την ερώτησή του.
3. 3 Αναφέρετε όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης.
   • Φτιάξτε έναν πίνακα τριών στηλών με τις επικεφαλίδες "Στοιχεία ατζέντας", "Παρουσιαστής" και "Timeρα για συζήτηση".
   • Παραθέστε τα θέματα που εξετάζονται με τη σειρά εμφάνισης, συνάφειας ή σημασίας.
   • Γράψτε μια σύντομη περιγραφή για κάθε θέμα που παρέχεται από κάθε παρουσιαστή.
   • Στον τίτλο, συμπεριλάβετε τις λεπτομέρειες της συνάντησης - την ημερομηνία, την ώρα και τον τόπο, τον σκοπό και τη διάρκεια.
4. 4 Ελέγξτε με κάθε παρουσιαστή εάν συμφωνεί με τη γραμμή ομιλίας του και τον χρόνο που έχει διατεθεί για την ερώτησή του.
5. 5 Διορθώστε την ατζέντα όπως απαιτείται.
6. 6 Στείλτε αντίγραφα της εγκεκριμένης ατζέντας σε όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Κάντε το εκ των προτέρων για να μπορέσουν να ελέγξουν το περιεχόμενο και να προετοιμαστούν για τη συνάντηση. Δύο μέρες πρέπει να είναι αρκετές.

Συμβουλές

• Εάν λάβετε ένα αίτημα να συμπεριλάβετε ένα θέμα στην ημερήσια διάταξη που δεν σχετίζεται με το θέμα της συνάντησης, καλέστε τον παρουσιαστή να εξετάσει το θέμα στην επόμενη συνάντηση.

Προειδοποιήσεις

• Δώστε αρκετό χρόνο για κάθε παρουσιαστή να παρουσιάσει το θέμα του. Έχετε υπόψη τις προοπτικές σας και μην προσπαθήσετε να συμπεριλάβετε πολλές πληροφορίες σε μια συνάντηση. Λάβετε υπόψη ότι οι συμμετέχοντες μπορεί να έχουν ερωτήσεις ή να επιθυμούν να συζητήσουν επιπλέον θέματα.