Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 1: Σύνταξη δικού σας δελτίου τύπου
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Ένα δελτίο τύπου είναι ένα γραπτό μήνυμα προς τα μέσα ενημέρωσης. Ένα δελτίο τύπου μπορεί να ανακοινώσει μια ποικιλία ειδήσεων, όπως εκδηλώσεις, προσφορές, βραβεία, νέα προϊόντα και υπηρεσίες, ετήσια στοιχεία κ.λπ. Ένα δελτίο τύπου μπορεί να προκαλέσει την εμφάνιση ενός άρθρου σε εφημερίδα ή περιοδικό. Οι δημοσιογράφοι είναι πιο πιθανό να συνεργαστούν με μια ιστορία εάν έχουν λάβει δελτίο τύπου. Είναι ένα θεμελιώδες μέρος του PR σας, όλοι μπορούν να επωφεληθούν από ένα δελτίο τύπου εάν είστε πρόθυμοι να χρησιμοποιήσετε τη σωστή δομή και μορφοποίηση. Θα σας δείξουμε πώς.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 1: Σύνταξη δικού σας δελτίου τύπου

1. Γράψτε τον τίτλο. Η επικεφαλίδα θα πρέπει να είναι σύντομη, ξεκάθαρη και ως προς το σημείο: μια εξαιρετικά συμπαγής έκδοση του δελτίου τύπου. Πολλοί επαγγελματίες PR συμβουλεύουν να μην γράφουν τον τίτλο μέχρι το τέλος, αφού γράψετε το υπόλοιπο δελτίο τύπου. Εάν ακολουθήσετε αυτήν τη συμβουλή, διαβάστε πρώτα και επιστρέψτε στον τίτλο όταν ολοκληρωθούν τα υπόλοιπα.
   • Το wikiHow είναι ευρέως αποδεκτό ως η πιο αξιόπιστη πηγή πληροφοριών. Βλέπετε πώς λειτουργεί; Τώρα θέλετε να μάθετε περισσότερα! Οι τίτλοι του δελτίου τύπου θα πρέπει πάντα να έχουν κάτι ελκυστικό για να τραβήξει την προσοχή του δημοσιογράφου ή του συντάκτη, όπως ακριβώς ένας τίτλος προορίζεται να "τραβήξει" τους αναγνώστες. Ο τίτλος θα μπορούσε να περιγράψει τι έχει επιτύχει η εταιρεία σας, ένα πρόσφατο συμβάν με συγκεκριμένη αξία ειδήσεων ή ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία.
   • Οι επικεφαλίδες γράφονται με έντονους χαρακτήρες Μια έντονη επικεφαλίδα έχει συνήθως μεγαλύτερο μέγεθος γραμματοσειράς από το σώμα. Παραδοσιακά, οι επικεφαλίδες του δελτίου τύπου είναι γραμμένες στην παρούσα ένταση, δεν περιέχουν άρθρα και παραλείπουν το ρήμα "να είναι" σε συγκεκριμένα πλαίσια.
   • Η πρώτη λέξη πάντα κεφαλαιοποιείται. Αυτό ισχύει επίσης για ορισμένα ουσιαστικά. Οι περισσότερες λέξεις σε έναν τίτλο έχουν πεζά γράμματα, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις, μια στυλιζαρισμένη γραμματοσειρά μπορεί να δημιουργήσει μια γραφική αίσθηση και εμφάνιση που μοιάζει με νέα.
   • Εξαγάγετε σημαντικές λέξεις-κλειδιά. Η απλούστερη μέθοδος για να δημιουργήσετε έναν τίτλο για το δελτίο τύπου σας είναι να εξαγάγετε τις πιο σημαντικές λέξεις-κλειδιά από το δελτίο τύπου. Προσπαθήστε να δημιουργήσετε μια λογική δήλωση με αυτές τις λέξεις-κλειδιά που προσελκύουν αμέσως την προσοχή. Η χρήση λέξεων-κλειδιών σάς προσφέρει καλύτερη δυνατότητα εύρεσης στις μηχανές αναζήτησης, επιπλέον, οι λέξεις-κλειδιά διευκολύνουν τους δημοσιογράφους και άλλους αναγνώστες να κατανοήσουν αμέσως το περιεχόμενο του δελτίου τύπου.
2. Γράψτε το κύριο κείμενο. Θα πρέπει να γραφτεί ένα δελτίο τύπου, όπως θα θέλατε τελικά να το δείτε σε ένα άρθρο ειδήσεων. Θυμηθείτε, οι περισσότεροι δημοσιογράφοι είναι πολύ απασχολημένοι και δεν έχουν χρόνο να ερευνήσουν διεξοδικά κάθε ανακοίνωση από την εταιρεία σας, τόσο πολλά από αυτά που γράφετε στο δελτίο τύπου σας θα αντιγραφούν απλώς από τον δημοσιογράφο. Βάλτε λοιπόν ακριβώς αυτό που θέλετε να δημοσιεύσουν στο κύριο κείμενο.
   • Ξεκινήστε με την ημερομηνία και την πόλη από την οποία προήλθε το δελτίο τύπου. Η πόλη μπορεί να παραλειφθεί, για παράδειγμα εάν το δελτίο τύπου είναι γραμμένο στο Ρότερνταμ, ενώ το μήνυμα αφορά το τοπικό υποκατάστημα στο Άμστερνταμ.
   • Η πρώτη πρόταση ή το «προβάδισμα» θα πρέπει να τραβήξει αμέσως την προσοχή του αναγνώστη και να πει σύντομα τι συμβαίνει. Για παράδειγμα, εάν ο τίτλος είναι: "Ο εκδότης Zeus δημοσιεύει νέο πολεμικό μυθιστόρημα", τότε η πρώτη πρόταση θα μπορούσε να είναι: "Publisher Zeus B.V. σήμερα δημοσιεύει το πρώτο τους πολεμικό μυθιστόρημα, γραμμένο από τον διάσημο συγγραφέα Ercee Kaa. "Επεκτείνει τον τίτλο παρέχοντας λίγο περισσότερες λεπτομέρειες και χρησιμεύει για να εισαγάγει τον αναγνώστη στην ιστορία. Η επόμενη πρόταση ή οι επόμενες δύο προτάσεις είναι και πάλι επέκταση της πρώτης πρότασης.
   • Το σώμα ενός δελτίου τύπου πρέπει να είναι συμπαγές. Μην χρησιμοποιείτε προτάσεις ή παραγράφους που είναι πολύ μεγάλες. Αποφύγετε την επανάληψη και τη συχνή χρήση φρασεολογίας ή χίπης. Προσπαθήστε για απλότητα, χωρίς μια λέξη πάρα πολύ.
   • Η πρώτη παράγραφος (δύο έως τρεις προτάσεις) είναι μια περίληψη του δελτίου τύπου, το μόνο που προσθέτετε είναι η επεξεργασία. Στον σημερινό γρήγορο κόσμο, ούτε δημοσιογράφοι ούτε άλλοι αναγνώστες πρόκειται να διαβάσουν ένα δελτίο τύπου εάν η αρχή ενός άρθρου δεν προκαλεί αμέσως ενδιαφέρον.
   • Χρησιμοποιήστε πραγματικά γεγονότα - γεγονότα, προϊόντα, υπηρεσίες, άτομα, στόχους, στόχους, σχέδια, έργα. Αξιοποιήστε στο έπακρο συγκεκριμένα γεγονότα. Ένας απλός τρόπος για να γράψετε ένα αποτελεσματικό δελτίο τύπου είναι να δημιουργήσετε μια λίστα με τις ακόλουθες εξηγήσεις: ποιος, τι, πότε, πού, γιατί και πώς.
3. Επικοινωνήστε με σαφήνεια τα "5 W" (και το H). Ποιος, τι, πότε, πού, γιατί - και πώς - πείτε στους αναγνώστες όλα όσα πρέπει να γνωρίζουν. Εξετάστε αυτήν τη λίστα ελέγχου στο πλαίσιο των παρακάτω σημείων, χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα.
   • • Για ποιον αφορά; Εκδότης Zeus.
     • Ποια είναι τα πραγματικά νέα; Ο εκδότης Zeus δημοσιεύει ένα βιβλίο.
     • Πότε θα συμβεί αυτό? Αύριο.
     • Πού γίνεται αυτό; Σε όλες τις μεγάλες αγορές, αύριο.
     • Γιατί είναι αυτά τα νέα; Γράφτηκε από έναν διάσημο συγγραφέα, Ercee Kaa.
     • Πώς συμβαίνει; Η κύρια εκδήλωση είναι μια συνάντηση υπογραφής στο Άμστερνταμ, ακολουθούμενη από μια ξενάγηση στο Randstad.
   • Μόλις ετοιμάσετε τα βασικά, μπορείτε να συμπληρώσετε τα κενά με πληροφορίες για τα άτομα, τα προϊόντα, τις ημερομηνίες και άλλα πράγματα που σχετίζονται με τις ειδήσεις.
     • Εάν η εταιρεία σας δεν είναι το κύριο θέμα των ειδήσεων, αλλά η πηγή του δελτίου τύπου, κάντε το σαφές στο σώμα.
   • Κρατήστε το σύντομο και γλυκό. Ένα δελτίο τύπου δεν πρέπει ποτέ να είναι μεγαλύτερο από τρεις σελίδες. Εάν στέλνετε μια έντυπη εκτύπωση, το κείμενο πρέπει να έχει απόσταση δύο γραμμών.
   • Όσο μεγαλύτερη είναι η αξία των ειδήσεων στο δελτίο τύπου σας, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να επιλεγεί το έργο από δημοσιογράφο για χρήση. Μάθετε τι σημαίνει "αξία ειδήσεων" για ένα συγκεκριμένο κοινό-στόχο και χρησιμοποιήστε αυτήν τη γνώση για να προσελκύσετε τον δημοσιογράφο.
4. Προσθέστε πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία. Εάν ένας δημοσιογράφος επιλέξει ένα δελτίο τύπου για ένα άρθρο, αυτός ή αυτή θα αναφέρει πάντα την εταιρεία στο κομμάτι. Οι δημοσιογράφοι μπορούν στη συνέχεια να βρουν τις πληροφορίες της εταιρείας σε αυτήν την ενότητα.
   • Ο τίτλος αυτής της ενότητας πρέπει να είναι --- Σχετικά με την COMPANY_XYZ.
   • Μετά τον τίτλο, χρησιμοποιήστε μία ή δύο παραγράφους 5 ή 6 προτάσεων για να περιγράψετε την εταιρεία σας. Το κείμενο πρέπει να περιγράφει την εταιρεία, τη βασική δραστηριότητα και την πολιτική της εταιρείας. Πολλές εταιρείες έχουν ήδη γράψει επαγγελματικά φυλλάδια, παρουσιάσεις, επιχειρηματικά σχέδια κ.λπ. Το εισαγωγικό κείμενο μπορεί να αντιγραφεί εδώ.
   • Σύνδεσμος προς τον ιστότοπό σας στο τέλος αυτής της ενότητας. Ο σύνδεσμος πρέπει να είναι ακριβής και πλήρης διεύθυνση URL, οπότε δεν συντομεύεται, επειδή όταν εκτυπώνεται η σελίδα, ο σύνδεσμος πρέπει να είναι ακόμη πλήρης. Για παράδειγμα: http://www.website_van_your_company.com και όχι Κάντε κλικ ΕΔΩ για να μεταβείτε στον ιστότοπο.
   • Εάν η εταιρεία σας διαθέτει ξεχωριστή σελίδα πολυμέσων στον ιστότοπο, θα πρέπει να συνδεθείτε σε αυτήν σε αυτό το μέρος. Μια σελίδα πολυμέσων περιέχει όλα τα στοιχεία επικοινωνίας και τα πάντα για τον τύπο.
5. Παρέχω υποστήριξη. Δώστε μερικούς πρόσθετους ενημερωτικούς συνδέσμους για να υποστηρίξετε το δελτίο τύπου.
6. Προσθέστε στοιχεία επικοινωνίας. Εάν το δελτίο τύπου σας έχει πολύ υψηλή αξία για τα νέα, οι δημοσιογράφοι μπορεί να θέλουν περισσότερες πληροφορίες ή να θέλουν να πάρουν συνέντευξη από σχετικά άτομα.
   • Εάν δεν σας πειράζει ότι τα άτομα σας μπορούν να επικοινωνήσουν απευθείας με τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βάλετε τα στοιχεία τους στο δελτίο τύπου. Για παράδειγμα, στην περίπτωση ενός δελτίου τύπου για την καινοτομία, μπορείτε να προσθέσετε τα στοιχεία επικοινωνίας της ερευνητικής ομάδας.
   • Διαφορετικά, πρέπει να εισαγάγετε τις λεπτομέρειες των μέσων ενημέρωσης ή του τμήματος δημοσίων σχέσεων στην ενότητα "Επικοινωνία". Εάν δεν έχετε ξεχωριστή ομάδα για αυτήν τη θέση, είναι καλή ιδέα να ορίσετε κάποιον που μπορεί να συμπληρώσει αυτήν τη θέση ως σύνδεσμο μεταξύ των μέσων ενημέρωσης και των ανθρώπων σας.
   • Τα στοιχεία επικοινωνίας πρέπει να απευθύνονται σε αυτό το συγκεκριμένο δελτίο τύπου. Τα δεδομένα πρέπει σε κάθε περίπτωση να περιλαμβάνουν:
     • Το επίσημο όνομα της εταιρείας
     • Το επίσημο όνομα του τμήματος πολυμέσων και του υπεύθυνου επικοινωνίας
     • Ταχυδρομική διεύθυνση
     • Αριθμοί τηλεφώνου και φαξ με τους σωστούς κωδικούς χώρας και πόλης.
     • Αριθμός κινητού (προαιρετικό)
     • Ώρες διαθεσιμότητας
     • Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
     • Διεύθυνση του ιστότοπου.
7. Εάν είναι δυνατόν, συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς μια ηλεκτρονική έκδοση του ίδιου δελτίου τύπου. Είναι σύνηθες να διατηρείτε αρχείο καταγραφής όλων των δελτίων τύπου στον ιστότοπό σας. Αυτό διευκολύνει τη δημιουργία ενός τέτοιου συνδέσμου και έχετε αμέσως εγγραφή για αρχειακούς σκοπούς.
8. Υποδείξτε το τέλος ενός δελτίου τύπου με τρία σημάδια κατακερματισμού (###), στο κέντρο ακριβώς κάτω από την τελευταία πρόταση του μηνύματος. Αυτό είναι ένα δημοσιογραφικό πρότυπο.

Συμβουλές

• Στείλτε το δελτίο τύπου μέσω e-mail και χρησιμοποιήστε λίγο μορφοποίηση. Μεγάλα γράμματα και πολλά χρώματα αποσπώνται μόνο από τις ειδήσεις. Βάλτε το δελτίο τύπου στο σώμα του e-mail και όχι στο συνημμένο. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα συνημμένο, χρησιμοποιήστε απλό κείμενο ή ένα αρχείο μορφής εμπλουτισμένου κειμένου. Τα έγγραφα του Word είναι συνήθως αποδεκτά, αλλά αποθηκεύστε τα ως.doc, όχι.docx (εάν χρησιμοποιείτε την τελευταία έκδοση). Ειδικότερα, οι εφημερίδες έπρεπε πρόσφατα να μειώσουν και συχνά δεν χρησιμοποιούν την τελευταία έκδοση του Word. Χρησιμοποιήστε αρχεία PDF μόνο εάν στέλνετε ολόκληρο το κιτ τύπου με πολλές εικόνες. Και μην πληκτρολογήσετε το δελτίο τύπου στα χαρτικά και, στη συνέχεια, σαρώστε και στείλτε το μέσω email ως jpeg - χάσιμο χρόνου και του χρόνου του συντάκτη. Πληκτρολογήστε το δελτίο τύπου απευθείας στο email.
• Χρησιμοποιήστε την κεφαλίδα ως θέμα του email. Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει έναν ελκυστικό τίτλο, το μήνυμά σας θα ξεχωρίζει στα εισερχόμενα του συντάκτη.
• Βεβαιωθείτε ότι κάθε μήνυμα απευθύνεται σε μια συγκεκριμένη εταιρεία μέσων και στείλτε το στον συντάκτη που ασχολείται με αυτά τα θέματα. Συνήθως μπορείτε να βρείτε αυτές τις πληροφορίες στον ιστότοπό τους. Η εκτόξευση ενός πανομοιότυπου δελτίου τύπου σε πολλές εταιρείες μέσων ή σε πολλούς συντάκτες σε μια εταιρεία είναι ένα σημάδι ότι το παίρνετε εύκολο αντί να στοχεύετε μια συγκεκριμένη αγορά.
• Ερευνήστε τα υπάρχοντα δελτία τύπου στο Διαδίκτυο για να αποκτήσετε μια αίσθηση για τον τόνο, τη γλώσσα, τη δομή και τη μορφή ενός δελτίου τύπου
• Μην ξοδεύετε χρόνο στον τίτλο πριν ολοκληρωθεί ολόκληρο το δελτίο τύπου. Ο τίτλος σε μια εφημερίδα ή περιοδικό τελικά θα γραφτεί από έναν συντάκτη, αλλά είναι πάντα καλό να βρούμε έναν πιασάρικο τίτλο ή τίτλο για το δελτίο τύπου. Αυτός ο τίτλος μπορεί να είναι η μόνη σας ευκαιρία. Κρατήστε το σύντομο και πραγματικό. Αλλά αν προσπαθήσετε να γράψετε τον τίτλο του άρθρου χάνετε το χρόνο σας. Δεν ξέρετε ακριβώς τι θα λέτε εσείς ή το άτομο που πρόκειται να κάνετε συνέντευξη. Αφού ολοκληρώσετε το πρώτο προσχέδιο του δελτίου τύπου, μπορείτε να αποφασίσετε να επεξεργαστείτε την πρώτη πρόταση - ή όχι. Σε αυτό το σημείο, και όχι πριν, μπορείτε να αρχίσετε να σκέφτεστε τον τίτλο.
• Εάν το δελτίο τύπου προορίζεται για άμεση κυκλοφορία, μπορείτε να τοποθετήσετε "ΓΙΑ ΑΜΕΣΗ ΕΚΔΟΣΗ" με κεφαλαία γράμματα πάνω από τον τίτλο. Αν υπάρχει εμπάργκο, γράψτε "EMBARGO TOT ..." με την ημερομηνία που θέλετε να διανείμετε την ιστορία. Σε περίπτωση δελτίου τύπου χωρίς ημερομηνία δημοσίευσης, θεωρείται ότι επιτρέπεται η άμεση δημοσίευση.
• Αναφέρατε το όνομα της εταιρείας στην κεφαλίδα, κάθε υπότιτλο και στο σώμα της πρώτης παραγράφου για δυνατότητα εύρεσης για μηχανές αναζήτησης. Εάν στείλετε μια έντυπη έκδοση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα χαρτικά της εταιρείας.
• Ο χρόνος του δελτίου τύπου είναι πολύ σημαντικός. Πρέπει να είναι σχετικά και πρόσφατα νέα, όχι πολύ παλιά και όχι πολύ μακριά στο μέλλον.
• Μια τηλεφωνική κλήση μπορεί να διασφαλίσει ότι το δελτίο τύπου δημοσιεύεται πραγματικά.
• Συμπεριλάβετε μια "παρότρυνση για δράση" στο δελτίο τύπου σας. Πρόκειται για πληροφορίες σχετικά με το τι θέλετε ο αναγνώστης να κάνει με το περιεχόμενο του μηνύματος. Για παράδειγμα, θέλετε οι αναγνώστες να αγοράσουν ένα προϊόν; Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να δηλώσετε πού είναι διαθέσιμο το προϊόν. Θέλετε ο αναγνώστης να επισκεφτεί τον ιστότοπό σας για να συμμετάσχει σε διαγωνισμό ή να μάθει περισσότερα για την εταιρεία σας; Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να δηλώσετε τη διεύθυνση ιστού ή έναν αριθμό τηλεφώνου.

Προειδοποιήσεις

• Μην συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας τρίτων χωρίς την άδειά τους. Επιπλέον, πρέπει να είναι διαθέσιμες κατά τις κανονικές ώρες τις ημέρες μετά την κυκλοφορία του δελτίου τύπου.
• Λάβετε υπόψη ότι πολλοί συντάκτες είναι υπερβολικά επεξεργασμένοι και πολλοί συντάκτες είναι ακατάλληλοι. Εάν τους διευκολύνετε, είναι πιο πιθανό να κάνουν κάτι με αυτό. Εάν το δελτίο τύπου σας μοιάζει ήδη με τον τρόπο με τον οποίο ο συντάκτης θα δημοσιεύσει τελικά το κομμάτι, μπορεί να δημοσιευτεί σχεδόν αμετάβλητο. Αλλά αν το γεμίσετε γεμάτο από μάλλινα γήπεδα πωλήσεων ή αν δεν ακολουθήσετε το πράσινο βιβλίο, ο συντάκτης θα αρχίσει να αλλάζει τα πάντα. Όλοι ισχυρίζονται ότι είναι οι καλύτεροι, οπότε μην χάνετε το χρόνο του συντάκτη. Το σωστό μέρος για να δημοσιεύσετε μια περιγραφή βρίσκεται στην ενότητα επιχειρηματικών πληροφοριών του δελτίου τύπου. Αλλά το διατηρείτε πάντα ακριβές και πραγματικό.
• Χρησιμοποιείτε πάντα μια προσφορά - κατά προτίμηση από το πιο σημαντικό άτομο που ασχολείται με το θέμα του δελτίου τύπου. Δεν πρέπει να είναι πραγματικό απόσπασμα, αλλά θα πρέπει να είναι κάπως εύλογο. Σε κάθε περίπτωση, είναι σημαντικό να ελέγξετε αν το εν λόγω άτομο συμφωνεί με αυτό που βάζει στο στόμα του. Ένα απόσπασμα επιτρέπει σε έναν πολυάσχολο δημοσιογράφο να προετοιμάσει ένα ολόκληρο άρθρο χωρίς να χρειάζεται να κάνει επιπλέον συνέντευξη.
• Τα δελτία τύπου θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο θετικά. Αποφύγετε φράσεις όπως «μετά την παραίτηση του προηγούμενου προέδρου» ή «μετά από μια περίοδο σιωπής». Ένας δημοσιογράφος μπορεί να αποφασίσει να διερευνήσει αυτά τα θέματα αντί να γράφει απλώς τι λέει το δελτίο τύπου. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ένα άρθρο που δεν είναι ικανοποιητικό για εσάς, ακόμη και αν δεν υπήρχε τίποτα λάθος με την απόλυση (ίσως ο πρόεδρος ήταν άρρωστος).
• Όταν στέλνετε ένα δελτίο τύπου μέσω email: το θέμα δεν πρέπει ποτέ να είναι "δελτίο τύπου". Τότε δεν θα ξεχωρίσετε τον εαυτό σας. Τραβήξτε την προσοχή του συντάκτη χρησιμοποιώντας τον ελκυστικό τίτλο ως θέμα του email, για παράδειγμα "Haas B.V. κερδίζει προσφορά High Speed ​​Line ".