Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέρος 1 από 2: Ορισμός απαρτίας ως πλειοψηφίας
• Μέρος 2 από 2: Καθιέρωση απαρτίας για τα νόμιμα έγγραφα
• Τι χρειάζεσαι

Η απαρτία είναι μια έννοια που καθορίζει τον ελάχιστο αριθμό ατόμων που απαιτούνται για μια δεδομένη συνάντηση ή συνάντηση για να έχουν το δικαίωμα λήψης αποφάσεων.Η παρουσία απαρτίας διασφαλίζει ότι νομικά ή οικονομικά ζητήματα εξετάζονται από επαρκή ή αντιπροσωπευτικό αριθμό μελών ενός οργανισμού. Παρόλο που η απαρτία μπορεί σε πολλές περιπτώσεις να είναι απλή πλειοψηφία, ο ακριβής αριθμός καθορίζεται από τους κανόνες και τους νόμους του οργανισμού και συνήθως αναφέρεται στους καταστατικούς του νόμους.

Βήματα

Μέρος 1 από 2: Ορισμός απαρτίας ως πλειοψηφίας

1. 1 Βρείτε τον αριθμό των μελών στο διοικητικό συμβούλιο ή τον οργανισμό με αναφορά στους επίσημους κανόνες λήψης αποφάσεων. Αυτό είναι απαραίτητο για τον καθορισμό της απαρτίας κατά περίπτωση.
2. 2 Υπάρχουν στιγμές που απαιτείται μόνο ένα συγκεκριμένο άτομο για να πάρει μια απόφαση. Σε μια τέτοια κατάσταση, η παρουσία αυτού του μέλους θα είναι επαρκής και απαραίτητη προϋπόθεση για απαρτία - αυτή είναι η λεγόμενη απαρτία ενός.
3. 3 Καθορίστε πόσα μέλη αντιστοιχούν στην πλειοψηφία του οργανισμού σας. Εάν ο καταστατικός κανονισμός δεν καθορίζει την ακριβή αξία της απαρτίας, είναι καλύτερο να καθοριστεί με την απλή πλειοψηφία των μελών που είναι παρόντα στη συνεδρίαση.
   • Ας πούμε ότι το συμβούλιο (συμβούλιο) αποτελείται από οκτώ μέλη: τότε η πλειοψηφία θα είναι πέντε. Έτσι, χρειάζεστε πέντε μέλη για απαρτία.
4. 4 Μεταβείτε στον ορισμό της ακριβούς απαρτίας στον οργανισμό σας και γράψτε αυτόν τον ορισμό στο καταστατικό. Προσθέστε αυτόν τον ορισμό στην ημερήσια διάταξη της επόμενης συνεδρίασης, η οποία θα χρειαστεί επίσης να συναντηθεί με την πλειοψηφία των μελών για να εγκρίνει αυτήν την απόφαση.
   • Σως χρειαστεί να πραγματοποιήσετε αρκετές συναντήσεις με την πλειοψηφία των παρόντων μελών για να καθορίσετε τον κατά προσέγγιση αριθμό των συμμετεχόντων που παρευρίσκονται στις συνεδριάσεις.

Μέρος 2 από 2: Καθιέρωση απαρτίας για τα νόμιμα έγγραφα

1. 1 Αποφασίστε ποιος είναι ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων που αναμένεται σε μια συνάντηση υπό κανονικές συνθήκες (όχι πολύ κακές καιρικές συνθήκες και ούτω καθεξής). Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη η εμπειρία των προηγούμενων συναντήσεων, καθορίζοντας, πρώτον, πόσους συμμετέχοντες συνήθως έρχονται και δεύτερον, τον κατά προσέγγιση αριθμό μελών που είναι επιθυμητό για τη λήψη οικονομικών και οργανωτικών αποφάσεων.
   • Ας υποθέσουμε ότι διαπιστώνετε ότι μόνο τρία άτομα έρχονται σε κάθε συνάντηση, ακόμη και αν ο συνολικός αριθμός των μελών του διοικητικού συμβουλίου είναι οκτώ. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι χρήσιμο να αντικατασταθεί η απαρτία της πλειοψηφίας με απαρτία τριών στους κανόνες.
   • Εάν ο αριθμός των μελών του διοικητικού συμβουλίου δεν είναι σταθερός και αλλάζει αρκετά συχνά, μπορείτε να ορίσετε την απαρτία ως ποσοστό του συνολικού αριθμού των μελών αυτή τη στιγμή.
2. 2 Vηφίστε έναν νέο ορισμό απαρτίας που θα ενσωματωθεί στο καταστατικό. Ζητήστε από τον γραμματέα της συνάντησης να καταγράψει αυτόν τον ορισμό στα πρακτικά.
3. 3 Στείλτε ενημερωμένο καταστατικό με νέο ορισμό απαρτίας σε όλα τα μέλη του οργανισμού σας και σε εκείνες τις κυβερνητικές υπηρεσίες που απαιτούν αντίγραφα του καταστατικού σας. Υπενθυμίστε σε όλους ότι στο εξής, οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε συνεδριάσεις που δεν πληρούν απαρτία (σύμφωνα με τους νέους κανόνες) θα θεωρούνται μη επιλέξιμες.
4. 4 Αποφασίστε τι θα συμβεί εάν δεν υπάρξει απαρτία: είτε προγραμματίζετε μια έκτακτη συνάντηση είτε περιμένετε την επόμενη στο χρονοδιάγραμμα.
5. 5 Εξετάστε πρόσθετους τρόπους επίτευξης απαρτίας. Μπορείτε να δώσετε στα μέλη απομακρυσμένη πρόσβαση μέσω βίντεο ή τηλεδιάσκεψης, αυξάνοντας έτσι τον αριθμό των συμμετεχόντων και εξασφαλίζοντας απαρτία.
6. 6 Ξεκινήστε τις συναντήσεις με μια έκθεση του προέδρου σχετικά με το αν η αίθουσα έχει φτάσει σε απαρτία. Κατά κανόνα, εάν παρατηρηθεί απαρτία στην αρχή μιας συνεδρίασης, τηρείται καθ 'όλη τη διάρκεια της. Εάν δεν επιτευχθεί απαρτία στην αρχή, ο πρόεδρος θα πρέπει να επαναπρογραμματίσει τα προγραμματισμένα θέματα στην επόμενη συνεδρίαση.

Τι χρειάζεσαι

• Νομοθετικά έγγραφα του οργανισμού