Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέθοδος 1 από 9: Ανάπτυξη ατζέντας
• Μέθοδος 2 από 9: Στείλτε προσκλήσεις
• Μέθοδος 3 από 9: Προετοιμάστε την τοποθεσία της συνάντησης
• Μέθοδος 4 από 9: Παρέχετε τα απαραίτητα εργαλεία για τη συνάντηση
• Μέθοδος 5 από 9: Ετοιμάστε ένα ερωτηματολόγιο ή ένα ερωτηματολόγιο
• Μέθοδος 6 από 9: Στείλτε μια υπενθύμιση σύσκεψης
• Μέθοδος 7 από 9: Ξεκινήστε τη συνάντηση απευθείας στο πρόγραμμα
• Μέθοδος 8 από 9: Προσέξτε στο θέμα της συνάντησης
• Μέθοδος 9 από 9: Απαντήστε σε όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις

Όποιος μεσολαβεί ή οργανώνει μια συνάντηση θα επωφεληθεί από αυτές τις συμβουλές. Οι αρμοδιότητες του διοργανωτή περιλαμβάνουν την πρόσκληση των συμμετεχόντων και την παροχή όλων αυτών που χρειάζονται για να εργαστούν όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.Ο οικοδεσπότης είναι επίσης υπεύθυνος για την πορεία της ίδιας της συνάντησης. Θα πρέπει να διασφαλίσει τη μέγιστη συγκέντρωση στο θέμα της συνάντησης, εμποδίζοντας τους συμμετέχοντες να γίνουν προσωπικοί και να συζητήσουν τους κανόνες της συνάντησης. Αυτό το υλικό θα διευκολύνει την οργάνωση και τη λειτουργία της συνάντησης, ώστε να είναι επιτυχής.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 9: Ανάπτυξη ατζέντας

1. 1 Καθορίστε τις ώρες έναρξης και λήξης της συνάντησης και τα χρονικά όρια για συζήτηση κάθε θέματος. Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση θα το λάβουν ως ευγένεια εκ μέρους σας.
2. 2 Ρωτήστε τα άτομα του οργανισμού σας ή το άτομο που συγκαλεί τη συνάντηση ποια θέματα πρέπει να συμπεριληφθούν στην ατζέντα και ζητήστε επίσης μια σύντομη περιγραφή κάθε θέματος.

Μέθοδος 2 από 9: Στείλτε προσκλήσεις

1. 1 Ο καλύτερος τρόπος για να στείλετε προσκλήσεις είναι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά εάν οι υπάλληλοί σας έχουν ένα πρόγραμμα που συνδυάζει τις λειτουργίες email με ένα ημερολόγιο και υπενθυμίσεις.
2. 2 Καθορίστε μια προθεσμία για την κράτηση θέσεων. Αυτό θα σας επιτρέψει να προετοιμάσετε την απαιτούμενη ποσότητα πόρων, έτσι ώστε να μην διακόψετε τη συνάντηση για να προετοιμάσετε τα υλικά που λείπουν.

Μέθοδος 3 από 9: Προετοιμάστε την τοποθεσία της συνάντησης

1. 1 Για μια ομαλή συνάντηση, πρέπει να προετοιμάσετε σωστά το δωμάτιο. Όταν νοικιάζετε έναν χώρο που χρησιμοποιείται συχνά για συναντήσεις (για παράδειγμα, σε δωμάτιο ξενοδοχείου ή ειδική υπηρεσία), μπορείτε να βασιστείτε στο τοπικό προσωπικό να είναι ενημερωμένο και εξοικειωμένο με τις αποχρώσεις της προετοιμασίας του χώρου.
   • Τοποθέτηση διάλεξης - οι καρέκλες ευθυγραμμίζονται με τέτοιο τρόπο ώστε ο καθηγητής να βρίσκεται στο κέντρο της προσοχής. Μια τέτοια τοποθέτηση είναι ιδιαίτερα αποτελεσματική εάν ο κύριος σκοπός είναι η επικοινωνία ορισμένων πληροφοριών.
   • Θεατρική διάταξη - ένα προεδρείο είναι εγκατεστημένο στο μπροστινό μέρος του δωματίου (ένα τραπέζι στο οποίο κάθονται ομιλητές και ειδικοί). Η διάταξη των καρεκλών των άλλων συμμετεχόντων μοιάζει με αίθουσα διαλέξεων.
   • Σχολική διάταξη - Οι πίνακες τίθενται μπροστά από τις σειρές καρεκλών για να επιτρέπουν στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να κρατούν σημειώσεις καθώς μιλούν. Η εστίαση είναι στο ηχείο.
   • Στρογγυλό τραπέζι. Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση εάν οι συμμετέχοντες πρόκειται να λειτουργήσουν ως ξεχωριστές ομάδες και να τονώσουν την ανταλλαγή ιδεών μεταξύ ομάδων ή μεμονωμένων συμμετεχόντων.
   • Στήστε ένα τραπέζι σε σχήμα U. Αυτό είναι ένα στυλ αίθουσας συνεδριάσεων που επιτρέπει στους συμμετέχοντες να βλέπουν ο ένας τον άλλον και να αλληλεπιδρούν ανάλογα με τις ανάγκες.
   • Εάν σχεδιάζετε μια ανοιχτή συνάντηση που περιλαμβάνει επικοινωνία με το κοινό, τοποθετήστε τις καρέκλες σε κύκλο με τον ομιλητή στο κέντρο.

Μέθοδος 4 από 9: Παρέχετε τα απαραίτητα εργαλεία για τη συνάντηση

1. 1 Η πλήρης προετοιμασία της συνάντησης περιλαμβάνει ένα σύνολο στυλό, σημειωματάρια, βοηθήματα εργασίας, φυλλάδια και οτιδήποτε άλλο μπορεί να χρειαστείτε κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
2. 2 Αφήστε χώρο για ερωτήσεις. Αυτό μπορεί να είναι μια αφίσα ή πίνακας στον οποίο οι συμμετέχοντες μπορούν να γράψουν τις ερωτήσεις τους ή να τις επισυνάψουν χρησιμοποιώντας αυτοκόλλητα αυτοκόλλητου. Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση θα γνωρίζουν ότι κάποια στιγμή θα λάβουν απάντηση στις ερωτήσεις τους και η συνάντηση θα διεξαχθεί πιο ομαλά.
3. 3 Προετοιμάστε ποτά και σνακ για τους μακροχρόνιους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Για σύντομες συναντήσεις, αρκεί να βάλετε μπουκάλια νερό και ένα μπολ με γλυκά σε κάθε τραπέζι.

Μέθοδος 5 από 9: Ετοιμάστε ένα ερωτηματολόγιο ή ένα ερωτηματολόγιο

1. 1 Οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να αξιολογήσουν την ποιότητά του αμέσως μετά τη συνάντηση ή να συμπληρώσουν ένα ερωτηματολόγιο και να το στείλουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε 1-2 ημέρες.
2. 2 Τα φύλλα αξιολόγησης και τα ερωτηματολόγια σας επιτρέπουν να καθορίσετε πώς έγινε αντιληπτή η συνάντηση από τους συμμετέχοντες.

Μέθοδος 6 από 9: Στείλτε μια υπενθύμιση σύσκεψης

1. 1 Οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται την τελευταία ημέρα εγγραφής των συμμετεχόντων ή 1-2 ημέρες πριν από αυτήν.
2. 2 Ζητήστε να αναφέρετε εάν κάποιος έχει αλλάξει σχέδια και αναγκάζεται να αποσυρθεί από τη συμμετοχή.

Μέθοδος 7 από 9: Ξεκινήστε τη συνάντηση απευθείας στο πρόγραμμα

1. 1 Οι αργοπορημένοι σε μια συνάντηση είναι ικανοί να «προλάβουν», αλλά το να κάνεις τους άλλους να περιμένουν θεωρείται αγενές.
2. 2 Στην αρχή της συνάντησης, κάντε οργανωτικές ανακοινώσεις, συμπεριλαμβανομένων των ωρών του διαλείμματος και του μεσημεριανού γεύματος, των χώρων τουαλέτας και πού και πώς οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη μπορούν να κάνουν ερωτήσεις.

Μέθοδος 8 από 9: Προσέξτε στο θέμα της συνάντησης

1. 1 Ο διοργανωτής της συνάντησης θα πρέπει να καθοδηγήσει τους συμμετέχοντες στο θέμα της συνάντησης. Επιτρέποντάς σας να βγείτε σε συναφή θέματα ενδέχεται να διαταράξει το πρόγραμμα εργασίας σας.
2. 2 Τηρήστε τις καθορισμένες ώρες διακοπών και γεύματος.

Μέθοδος 9 από 9: Απαντήστε σε όσο το δυνατόν περισσότερες ερωτήσεις

1. 1 Συλλέξτε ερωτήσεις από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Αφήστε αρκετό χρόνο για τις απαντήσεις να ικανοποιήσουν το ενδιαφέρον όσο το δυνατόν περισσότερων ατόμων.
2. 2 Μετά τη συνάντηση, μείνετε σε κοντινή απόσταση ώστε να σας προσεγγίσουν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση που ντρέπονται να μιλήσουν μπροστά σε άλλα άτομα ή εκείνοι που έχουν συγκεκριμένα θέματα που απαιτούν συζήτηση πρόσωπο με πρόσωπο.
3. 3 Υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες στη συνάντηση να συμπληρώσουν το ερωτηματολόγιο ή τη λίστα ελέγχου και ευχαριστήστε τους για τη συμμετοχή στη συνάντηση.